Agenda de nail designer que atende sozinha: monte a semana

Quantos horários cabem no seu dia

Este guia é para a manicure ou nail designer que atende sozinha: você prepara a mesa, faz o serviço, limpa o material e ainda responde mensagem. A resposta curta para "quantos horários eu abro por dia" é esta: os que sobram depois de tirar o almoço e uma folga para o imprevisto, divididos pelo tempo real do seu serviço mais pedido. Dá para fazer a conta agora, com caderno e calculadora.

A conta em cinco passos

Exemplo ilustrativo, com números redondos. Troque pelos seus.

1. Some as horas em que você atende. Das 9h às 18h são 9 horas, ou 540 minutos.
2. Tire o almoço. Com 60 minutos de almoço, sobram 480.
3. Separe uma folga para o imprevisto. Digamos 60 minutos no dia inteiro. Sobram 420.
4. Divida pelo tempo do seu serviço mais pedido, já com preparo e limpeza dentro. Se ele ocupa 120 minutos, 420 dividido por 120 dá 3, e sobram 60 minutos.
5. Decida o que fazer com a sobra. Ela pode virar um atendimento curto, de até 60 minutos, ou ficar como respiro.

No exemplo, o dia tem 3 atendimentos de 120 minutos. O 120 não é o seu número: para achar o seu, meça com o relógio na mão. O texto sobre quanto tempo reservar para cada serviço de unha mostra como.

Por que o que cabe no papel não cabe no dia

A conta fecha no papel e o dia aperta. O que come o seu tempo sem aparecer na agenda:

• a cliente que chega atrasada;
• a mesa que demorou a ficar pronta;
• a limpeza do material entre uma cliente e outra;
• a mensagem que chega no meio do atendimento e você responde, porque pode ser cliente nova;
• o serviço que levou mais do que o combinado.

Cada um parece pequeno. Somados, empurram o dia inteiro, e quem sofre é a última cliente. Por isso existe a folga do passo 3. Se depois de algumas semanas ela nunca é usada, junte-a com a sobra do passo 4: se as duas somarem o tempo de um serviço, cabe um horário a mais. No exemplo, 60 minutos de folga mais 60 de sobra dão 120, e cabe um quarto atendimento, só que o dia fica sem folga nenhuma. Decida se vale. Se a folga vive estourada, aumente.

Dois jeitos de oferecer horário: qualquer hora ou só as que você escolhe

Sabendo que cabem 3 atendimentos, falta decidir o que a cliente enxerga. No Confirmaqui, a tela de Horário de funcionamento pergunta, em cada dia aberto, "Quais horários a cliente pode escolher?". São dois botões, e você pode usar um em cada dia.

Qualquer hora

A cliente escolhe qualquer horário livre dentro do expediente. A página oferece um começo a cada tantos minutos, e esse "tantos" é a duração do seu serviço ativo mais curto (serviço desativado não conta). Se o mais curto dura 20 minutos, a página oferece começos de 20 em 20: 9h, 9h20, 9h40 e por aí vai. Das 9h às 18h, são 27 horários.

Serve para quem faz muitos serviços curtos. Para quem atende três clientes de serviço longo por dia, é excesso: a cliente vê dezenas de opções, e as reservas podem picar o seu dia em horas quebradas. Logo abaixo dos botões, a tela diz o que a cliente vai ver, por exemplo "A cliente vê 27 horários". Leia essa linha antes de salvar.

Só os que eu marcar

Você lista as horas do dia, e a cliente só vê essas. A tela descreve esse jeito como bom para quem atende uma pessoa por dia, e o mesmo vale para quem faz poucos atendimentos longos.

No exemplo do começo, a lista é 9h, 13h e 15h. A tela passa a mostrar "A cliente vê 3 horários: 09:00, 13:00 e 15:00". Ficam fora da página o almoço (12h às 13h) e as duas horas livres do exemplo, a folga do imprevisto e a sobra (11h às 12h e 17h às 18h). Os 540 minutos do dia fecham: 3 atendimentos de 120, mais 60 de almoço e 120 de horas livres. Esse também é o jeito de o almoço não virar horário todos os dias: a tela guarda uma hora de abrir e uma de fechar por dia, e tudo o que está no meio entra na grade de "Qualquer hora". O bloqueio da Agenda vale para uma data de cada vez.

Como escolher

Compare dois números: quantos horários a tela diz que a cliente vê e quantas clientes você quer atender naquele dia. No exemplo, 27 contra 3. Quando o primeiro é muito maior que o segundo, o dia pede "Só os que eu marcar".

A escolha vale por dia da semana. Você pode deixar a segunda em "Só os que eu marcar" e o sábado em "Qualquer hora".

Pausa entre clientes: não existe campo, existe duração

A tela não tem um campo de pausa entre clientes. O que existe é a duração do serviço, que, nas palavras da tela de serviços, define quanto tempo o horário fica ocupado e o intervalo entre os horários da página. Então a pausa mora dentro da duração, ou nas folgas entre as horas que você lista.

Some a pausa na duração

Exemplo ilustrativo: um gel que leva 110 minutos de mão. Cadastre como 120. Os 10 minutos a mais são a sua pausa para limpar, trocar o material e respirar. O cartão do serviço na página mostra a duração que você cadastrou, 120 min, e o horário seguinte só abre depois deles.

O que você ganha: um cadastro só, sem lembrar de nada na hora de listar as horas. O que custa: a cliente vê 120 minutos e não 110, e uma reserva com dois serviços leva as duas pausas.

Ou deixe a folga entre as horas

Se você prefere a duração igual ao tempo real, deixe a pausa entre as horas da lista. Com serviço de 120 minutos, as horas 9h e 11h30 deixam 30 minutos entre uma cliente e outra. A vantagem é a duração honesta. O custo é que a pausa só existe nos dias em que você usa "Só os que eu marcar".

Limpeza e preparo

Não vamos dar aqui um número de minutos para limpeza do material: ele depende do que você usa e do que a vigilância sanitária do seu município orienta para o seu tipo de atendimento. Pergunte a ela e some, na duração, o tempo que o seu preparo realmente leva.

Desenhando a semana

Com o dia desenhado, falta repartir as horas pela semana.

Um dia para aplicação nova e outro para manutenção?

Uma ideia para testar: juntar os serviços longos em alguns dias e deixar outros para os curtos ou para a manutenção. A lógica é que dias parecidos são mais fáceis de prever: você sabe quantas clientes cabem e quanto material separar.

Trate como hipótese, não como regra. Só você sabe se funciona com a sua clientela. Teste por quatro semanas e compare com o que você vivia antes. Um aviso: a página não liga um serviço a um dia da semana. O desenho vem das horas que você abre em cada dia (poucas e longas num, mais e curtas no outro) e do que você combina com a cliente.

Os dias que enchem primeiro

Abra a Agenda na visão Semana e volte algumas semanas. Veja quais dias enchem primeiro e quais ficam com buraco. O dia que enche primeiro mostra o que a sua cliente mais procura. O que fica vazio é candidato a mudar de horário, antes de ser fechado.

O dia sem cliente

Se você nunca atende num dia da semana, deixe esse dia desligado em Horário de funcionamento. Para uma data avulsa (feriado, viagem, consulta), abra a Agenda, escolha Bloquear horário e deixe ligada a chave Fechar o dia inteiro. Para bloquear só algumas horas, desligue a chave e escolha o intervalo. A página para de oferecer aquela data.

Até quando abrir a página: uma semana ou um mês

A janela é o quanto da agenda fica à vista da cliente. Ela fica na mesma tela de Horário de funcionamento, em "Até quando a cliente pode marcar", e vale para toda a sua página.

O que a cliente vê em cada opção

• Semana: a cliente escolhe entre os próximos 7 dias.
• Mês: a cliente vê um calendário dos próximos 30 dias.
• Sem escolha: a página mostra os próximos 5 dias.

Quando abrir mais

Abra o mês quando as suas clientes marcam com antecedência. Um indício de que a janela está curta: a cliente pergunta por mensagem por uma data que a página ainda não mostra.

O contrário também vale. Se os seus planos mudam com frequência, a janela de uma semana evita ter um mês aberto com uma viagem no meio. Com o mês aberto, bloqueie a data assim que souber.

Como saber se a semana funcionou

Deixe o desenho rodar quatro semanas sem mexer e anote três coisas:

• Atrasos: quantas vezes você terminou depois da hora prevista.
• Buracos: horas vazias entre clientes em dias que deveriam estar cheios.
• Horas que sobram: o fim do dia que passou vazio.

Antes de culpar o desenho por um buraco, veja de onde ele veio. Reserva cancelada, cliente que não veio e reserva que expirou também deixam o horário vazio. Se o serviço pede sinal e a cliente não paga, a reserva expira em 40 minutos e o horário volta para a página.

Ajuste uma coisa por vez, nesta ordem: a duração, depois as horas, por último os dias. A duração vem primeiro porque ela muda quanto cada reserva ocupa e, se for a do serviço mais curto, muda também a grade de "Qualquer hora".

O que a agenda não faz hoje

Três limites, ditos sem rodeio:

• Uma cliente por vez. Não dá para marcar duas no mesmo horário.
• Sem lista de espera. Se um horário vagar, a lista de quem quer encaixe fica por fora, numa nota do celular. O texto sobre reaproveitar o horário quando a cliente desmarca em cima da hora mostra como montar.
• A semana não se monta sozinha. Quantos horários, em que dias e com que duração é decisão sua. O Confirmaqui aplica o desenho e mostra a agenda por dia, semana ou mês.

Para levar numa folha: calcule quantas clientes cabem, escolha como oferecer as horas, ponha a pausa na duração, defina até quando abrir e anote quatro semanas. Se você ainda combina horário por mensagem, um sistema de agendamento para manicure deixa a cliente escolher dentro do desenho que você fez, sem o vai e volta de conversa.